Sihteerin CV - ohje erinomaisen ansioluettelon kirjoittamiseen

Koska tiedämme, ettei hyvän ja houkuttelevan ansioluettelon ja saatekirjeen laatiminen ole koskaan helppoa, laadimme perusteellisen oppaan, jonka avulla voit selvitä tästä stressaavasta tilanteesta mahdollisimman helposti.

Näytämme sinulle, kuinka voit olla loistava ansioluettelossasi ja lisätä mahdollisuuksiasi napata se todella kiinnostava työpaikka. Tärkeintä ovat tietenkin kokemuksesi, tietosi ja kykysi.

Kun kuitenkin muistat, että suurin osa yrityksistä käyttää jotain ohjelmaa, joka suodattaa automaattisesti kaikki ansioluettelot , sinun on luotava "suodatinystävällinen" ansioluettelo ja parannettava mahdollisuuksiasi voittaa kilpailijat.

Tässä artikkelissa kerromme sihteerin työtehtävistä ja kerromme, miten sihteerin ansioluettelo kirjoitetaan, ja kerromme yksityiskohtaisesti sihteerin avaintaidoista sekä annamme esimerkin ansioluettelosta , joka auttaa sinua kirjoittamaan oman ansioluettelosi .

Mikä on sihteerin tehtävä?

Sihteeri huolehtii ensisijaisesti yhteydenpidosta asiakkaiden, kollegoiden ja esimiehen välillä organisaatiossa. Hän voi myös toimia välittäjänä organisaation ja suuren yleisön välillä. Sihteeri myös suunnittelee kokouksia ja suodattaa viestintää, jotta työnantaja tai johtaja voi käyttää aikaansa tuottavampaan toimintaan. Seuraavassa on lueteltu joitakin sihteerin päivittäisiä tehtäviä:

• uusien asiakkaiden tapaaminen ja tervehtiminen sekä puheluiden vastaanottaminen.
• kalentereiden laatiminen ja ylläpitäminen johtajille tai työnantajille.
• kokousten ja tapaamisten järjestäminen
• sen varmistaminen, että tiimin jäsenet pysyvät koordinoidusti mukana kokouksissa
• asiakirjojen valmistelu kokouksia ja tapaamisia varten ennen kokousta tai tapahtumaa.
• toimistopostin jakelun järjestäminen
• sisäisen viestinnän yhteenvetojen laatiminen
• virallisten asiakirjojen, kuten laskujen, raporttien ja tiedonantojen arkistointi.
• digitaalisten ja fyysisten tiedostojärjestelmien pitäminen ajan tasalla.
• kevyiden kirjanpito- ja tiliseurantatehtävien hoitaminen

Paljonko on sihteerin palkka?

Sihteerin keskipalkka on 2 394 € kuukaudessa. Palkka-arvio perustuu 249 sihteerin palkkaan, jotka on nimettömästi lisätty Palkkavertailuun.

Valitse sopiva ansioluettelomuoto

Ansioluettelosi on oltava ammattimaisen näköinen ja helposti luettava rekrytoijien kannalta, joten sen rakenne ja muoto ovat yhtä tärkeitä kuin sen sisältö. Helpota lukemista noudattamalla yksinkertaista rakennetta, jonka avulla rekrytoijat voivat helposti tutustua kokemukseesi.

Ensimmäinen askel menestyksekkään ansioluettelon laatimisessa on päättää muoto, joka tuo esiin työkokemuksesi ja pätevyytesi. Rakenna ansioluettelosi käyttämällä ammattimaista kirjasintyyppiä, kuten Times New Roman tai Georgia. Jos käyttämässäsi tekstinkäsittelyohjelmassa on mallikirjasto, kokeile käyttää jotakin valmiista malleista, jotta voit aloittaa ansioluettelosi laatimisen. Esimerkkejä CV:n rakenteista ovat seuraavat:

Kronologinen muotoilu: Tämä on edelleen tavallinen CV-tyyli, jossa työhistoriasi esitetään käänteisessä kronologisessa järjestyksessä siten, että viimeisimmät työtehtäväsi luetellaan ensin. Henkilöt, joilla on johdonmukainen ja houkutteleva työhistoria, voivat pitää tätä CV-tyyliä hyödyllisenä.

Toiminnallinen muotoilu: Sihteerit, joilla on vähän tai ei lainkaan työkokemusta, käyttävät usein tätä tyyliä, sillä siinä korostetaan taitoja ja pätevyyttä eikä niinkään työkokemusta. Korostamalla vahvuuksiasi osoitat, että olet erinomainen ehdokas työkokemuksen puutteesta huolimatta.

Yhdistetty muotoilu: Yhdistetty muotoilu sisältää elementtejä sekä kronologisesta että toiminnallisesta ansioluettelomuodosta, ja siinä luetellaan sekä työkokemus että avaintaidot yhtenäisen kokonaisuuden luomiseksi. Tämä tyyli antaa tasapainoisen kuvan sinusta, sillä siinä annetaan todisteita kyvyistäsi ja kuvauksia siitä, mitä osaat tehdä.

• Käytä yhtä ansioluettelon parhaista kirjasimista, kuten 10-12pt Arial tai Garamond.
• Lisää 3 cm:n marginaalit ja valkoista tilaa, jotta teksti on helppo lukea.
• Sihteerin töihin tarkoitetun ansioluettelon pituus on yksi sivu.
• Sisällytä nämä kohdat ansioluetteloon: Otsikko, Tavoite, Työhistoria, Koulutus ja Taidot.
• Tallenna sihteerin ansioluettelosi PDF-muodossa.

Otsikko ja yhteystiedot

Alku on jokseenkin sama kaikissa ansioluetteloissa. Kirjoitat yleensä henkilötietosi. Älä kuitenkaan koe, että sinun on pakko luetella mitään sellaista, mikä saa sinut tuntemaan olosi epämukavaksi.

Kirjoita aina vain välttämättömät perusasiat sinusta. Sellaiset asiat kuin koko nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite ovat yleisimpiä vaatimuksia, riippumatta siitä, minne haet. Mitä tulee lisätietoihin, on täysin sinun päätettävissäsi, haluatko kirjoittaa myös ne vai et.

Yksi asia, jonka haluaisimme selventää, koskee sähköposteja.

Kiinnitä huomiota siihen, ettet jätä osoitetta, joka kuulostaa nololta, sopimattomalta tai typerältä, sillä se voi vain vähentää mahdollisuuksiasi päästä valittujen hakijoiden joukkoon. Varmista, että se kuulostaa tavalliselta ja ammattimaiselta. Jos sinulla ei ole sellaista, niin luo sellainen. Se vie vain muutaman minuutin, mutta sillä on merkittävä ero.

Ansioluettelon tiivistelmä

Ansioluettelon tiivistelmä on 3-5 lausetta, joiden avulla voit tuoda esiin tärkeimmät taitosi, kokemuksesi ja pätevyytesi. Se on myös hyvä paikka lisätä hakemukseesi persoonallisuutta. Toimistosihteeri on yksi yrityksen ulospäin suuntautuneimmista tehtävistä, joten on tärkeää välittää tervetulleeksi toivottava luonteenne heti ansioluettelon alusta alkaen.

Korosta tässä suurimpia saavutuksiasi ja ominaisuuksiasi. Muista käyttää mahdollisimman paljon voimakkaita toimintaverbejä ja tehtäväkohtaisia tietoja. Toimistosihteereillä on tärkeä rooli menestyksen saavuttamisessa toimistoissa. Tärkeintä on korostaa keskeisiä ominaisuuksiasi, jotka todistavat pätevyytesi ja saavutuksesi tässä kohtaa. Katso tiivistelmä alla olevasta ansioluettelonäytteestämme.

Sisällytä:

• Yksi adjektiivi (yksityiskohtainen, tehokas).
• Työnimike (sihteeri)
• Kokemusvuodet (1+, 4+)
• Ketä ja miten autat (toimiston sujuvuuden ylläpitäminen).
• Tärkeimmät sihteerin saavutukset (käsittelit yli 20 sähköpostia päivässä...).
• Pari taitoa (MS Office, laskutus)

Esimerkki:

Työkokemus

Tiivistelmä on erittäin tärkeä, mutta Kokemus-osion järjestäminen on ansioluettelosi tärkein asia. Tärkein syy on se, että tässä osiossa annetaan olennaisia tietoja aiemmasta kokemuksestasi. Lisäksi tuleva työnantajasi voi arvioida, millä tavoin voit edistää yrityksen toimintaa.

Jos olet osoittanut olevasi hyvä ja luotettava työntekijä aiemmissa yrityksissä, joissa olet työskennellyt, ja jos sinulla on vaadittavat taidot, joilla voit antaa panoksesi yritykselle, johon haet töitä, on todennäköistä, että saat työpaikan. Luettelemalla aiemmat työtehtäväsi ja kokemuksesi annat työnantajalle myös tiedon siitä, kuinka kauan olet ollut töissä ja työttömänä. Tämä on tärkeää tietoa työnantajille, sillä he eivät ole kovin halukkaita palkkaamaan henkilöä, jolla ei ole vähintään 2 tai 3 vuoden kokemusta.

Joskus henkilöllä voi olla erinomaiset taidot, mutta kokemus on silti tärkeämpää, sillä se vahvistaa, miten hyödynnät taitojasi.

Kun luettelet aiemmat työtehtävät, älä unohda, että sinun pitäisi aina lisätä 3 tai 4 luetelmakohtaa siitä, miten olet edistänyt yrityksen toimintaa. Numerot ja prosentit tekevät taikoja! Niillä on valta vakuuttaa työnantaja siitä, että olet vaikuttanut edellisessä työtehtävässäsi.

Parhaimmat asiat mitä laittaa ansioluetteloon, kun sinulla ei ole kokemusta

• Ammatillinen yhteenveto (vaikka sinulla ei olisikaan kokemusta ansioluettelossasi).
• Keskeiset taidot, joita olet oppinut koulussa ja muista kokemuksista.
• Koulutus ja akateemiset saavutukset.
• Kurssit, koulutus ja todistukset.
• Työn kannalta merkitykselliset henkilökohtaiset tai akateemiset projektit.

Koulutus

Koulutusosio on olennainen osa ansioluetteloa riippumatta siitä, onko sinulla tutkinto vai ei. Nykyään sihteerit voivat osallistua lukuisiin verkkokursseihin, työpajatilaisuuksiin ja tutkintoihin tai sertifikaatteihin, jotka mahdollistavat urakehityksen ja koulutuksen.

Luettele peruskoulun jälkeinen koulutuksesi ilmoittamalla tutkintotodistusten, korkeakoulututkintojen ja kandidaatin tutkintojen aloituspäivä ja valmistumispäivä (kurssien osalta voit luetella vain valmistumispäivän). Seuraavaksi tulee tutkinnon koko nimi, oppilaitos, kaupunki ja sen jälkeen osavaltion lyhennetty nimi. Luettele lukion päättötodistuksen tiedot vastaavalla tavalla, mutta merkitse tämä tieto vain, jos sinulla on alle viiden vuoden työkokemus.

Kiinnostuksen kohteet ja harrastukset

Valinnainen osio, jota tulisi käyttää vain, jos harrastuksesi ja kiinnostuksen kohteesi syventävät ansioluetteloasi.

Vältä yleisiä harrastuksia, kuten lukemista tai sosiaalista kanssakäymistä, ja sovita kiinnostuksen kohteesi sen sijaan ohjelmistokehittäjän uraan.

Harkitse harrastuksia, jotka osoittavat pehmeät taitosi, kuten analyyttinen ajattelu, ongelmanratkaisu tai innovatiivisuus, kuten pienoismallien rakentaminen tai osallistuminen kerhotoimintaan.

Taidot

Käytä tehtävänkuvauksen avainsanoja, jotka korostavat taitojasi, kuten "hyvä asiakassuhde" tai "hyvä osaaminen Microsoft Office -ohjelmissa". Kiinnitä huomiota pehmeisiin taitoihin, jotka ovat kriittisiä sihteerin tehtävässä, kuten ihmissuhdetaitoihin, yksityiskohtien huomioimiseen ja nopeaan ajatteluun.

Luo profiilisi alle keskeiset taidot -osio, jotta olennaisimmat taitosi nousevat lukijoiden silmissä esiin. Sen tulisi koostua 2-3 sarakkeesta, joissa on lueteltu keskeisiä taitojasi.

Ennen kuin teet tämän, tutustu työnkuvaukseen ja tee luettelo vaadittavista erityistaidoista, erikoisaloista tai tiedoista. Muista sitten käyttää havaintojasi luettelossasi. Näin saat itsestäsi täydellisen sopivan henkilön tehtävään.

Kovat sihteerin ansioluettelon taidot:

• Kyky kirjoittaa oikeudellisia asiakirjoja ja sopimuksia
• Kyky laatia kuluraportteja
• Kyky hallinnoida kalentereita ja kokousvarausjärjestelmiä.
• MS Office Suite, FileMaker Pro, SAP Workplace ja Anaqua.
• Nopea konekirjoitustaito/sanoja minuutissa

Pehmeitä ansioluettelotaitoja on hieman vaikeampi määritellä - ne ovat ominaisuuksia, jotka eivät liity itse työhön. Ne ovat siirrettävissä. Ne liittyvät sosiaalisiin taitoihisi ja tunneälyyn, kuten kykyyn työskennellä hyvin muiden kanssa ja olla rauhallinen paineen alla.

Pehmeät sihteerin ansioluettelon taidot:

• Viestintä
• Ammattimainen ja kohtelias käytös
• Ihmissuhdetaidot
• Kyky työskennellä hyvin muiden kanssa
• Sopeutumiskykyinen
• Ajanhallintataidot
• Yksityiskohtaisuuteen suuntautunut
• Tarkka
• Motivoitunut ja oma-aloitteinen

Varmista, että ansioluettelossasi on tarpeeksi yksityiskohtaisia tietoja, jotta voit antaa kuvan siitä, miten taitosi vastaavat työnkuvaa. Älä esimerkiksi sano vain, että sinulla on "viestintätaitoja". Selitä ja kehitä, miksi olet hyvä viestijä.

Saatekirje

Sihteerin saatekirje on olennainen osa vahvan ja myönteisen ensivaikutelman luomista mahdollisen työnantajan kanssa. Se on esittely sinusta ja arvokkaista taidoistasi, ja se on hyvä tapa kertoa kiinnostuksestasi työpaikkaa kohtaan. Lisäksi saatekirjeessäsi voit osoittaa kielitaitosi tehtävässä, jossa hyvät viestintätaidot ovat ratkaisevan tärkeitä. Kun otat oppia alla olevan kaltaisesta ammattisihteerin saatekirje-esimerkistä, voit laatia itsevarmasti saatekirjeen, joka tekee varmasti vaikutuksen ja auttaa sinua saamaan haastattelun. Muista myös tutustua lopussa oleviin lisävinkkeihin, joiden avulla saat hakemuksesi erottumaan eduksesi.

Sihteerinä tiedät, että kaikki on kiinni yksityiskohdista, joten lähesty saatekirjettäsi korostamalla erityisiä taitojasi ja vahvuuksiasi. Sovella näitä taitoja potentiaalisen työnantajasi ilmoittamiin tarpeisiin ja näytä hänelle, kuinka täydellisesti sovit hänen pätevyyteensä. Muista olla tiivis ja ytimekäs, mutta säilytä myös ystävällinen ja miellyttävä sävy, jotta voit vakuuttaa, että vaikutat myönteisesti heidän tiimikulttuuriinsa. Tekemällä saatekirjeestäsi mahdollisimman ytimekkään ja vilpittömän vahvistat pätevyytesi tehokkaana ja tervetulleena yhteyshenkilönä mahdolliselle työnantajallesi ja hänen asiakkailleen.

Hakijaseurantajärjestelmien ohittaminen

Tavoitteenasi on saada ansioluettelosi ihmisen käsiin. Sitä varten sinun on ymmärrettävä hakijaseurantajärjestelmiä (ATS). Ne on suunniteltu seulomaan pois ansioluettelot, jotka eivät täytä työnantajan vaatimuksia, ja helpottamaan ylikuormitetun henkilöstöhenkilöstön työtä. Tietokoneisiin perehtyneenä ammattilaisena ymmärrät algoritmeja. ATS-ohjelmistot käyttävät algoritmeja ohjelmoijan ansioluettelon skannaamiseen ja luokitteluun, minkä jälkeen se joko annetaan rekrytoijalle tai lähetetään roskakoriin.

Markkinoilla on yli sata järjestelmää, joten ei ole yhtä ainoaa tapaa varmistaa, että menestyt minkä tahansa digitaalisen suodattimen läpi. On kuitenkin joitakin vinkkejä ja temppuja, joilla voit parantaa sijoitustasi. ATS on suunniteltu helpottamaan tiedon jäsentämistä, joten sinun kannattaa tehdä tiedoistasi helposti skannattavia. Kaksi tärkeintä neuvoa, jotka kannattaa muistaa, ovat:

Yksilöi ansioluettelosi niin, että se sisältää täsmälleen ne avainsanat ja -lauseet, jotka mainitaan julkaistussa työnkuvauksessa, mutta älä "täytä" ansioluetteloasi näillä avainsanoilla. Yhä kehittyneemmät ohjelmistot voivat hylätä ansioluettelot toistuvan avainsanojen käytön vuoksi. Vielä tärkeämpää on se, että vaikka pääsisitkin ATS-järjestelmän ohi, rekrytoijat eivät mene lankaan.

Älä käytä muotoiluja, kuten taulukoita, äläkä laita tietoja otsikoihin tai alatunnisteisiin, joita jotkin ATS-ohjelmistot eivät ehkä pysty lukemaan.

Miten löydät tärkeimmät avainsanat ja -lauseet? Todennäköisesti ne toistuvat useammin kuin kerran, ovat työpaikkailmoituksen ensimmäisten vaatimusten joukossa tai niitä korostetaan voimakkailla sanamuodoilla/teknisillä termeillä. Jos sinulla on kuitenkin vaikeuksia etkä halua jättää sanaa väliin, kokeile käyttää apuna sanapilvisovellusta. Jos liität työpaikkailmoituksen wordle.net- tai wordart.com-sivustoon, saat sanapilven. Suurimmat sanat toistuvat useimmin ja ovat todennäköisesti tärkeitä mahdolliselle työnantajallesi.

Tarkista ja oikolue ansioluettelosi

Tarkista ja lue ansioluettelosi perusteellisesti ennen sen esittämistä mahdollisille työnantajille. Voit myös itse arvioida ansioluettelosi ja löytää kohtia, joissa voisit vahvistaa kieltäsi ja terminologiaasi. Harkitse ystävän tai kollegan apua sen lukemiseen ja palautteen antamiseen. Voit myös käyttää ilmaisia tai maksullisia ohjelmistoja, joilla voit tarkistaa oikeinkirjoituksen ja kieliopin ja antaa ehdotuksia lauserakenteesi parantamiseksi.

Keskeiset asiat toimistosihteerin ansioluetteloa varten

• Toimistosihteerin ansioluettelon tulisi sisältää yleisimmät osiot, kuten tiivistelmä, työhistoria ja osaamiskomponentti.
• Yhteenveto on paras paikka lisätä ansioluetteloon persoonallisuutta, mikä on tärkeää toimistosihteerin kaltaisessa tehtävässä.
• Älä unohda kvantifioida kokemustasi numeroin ja toimintaverbein.
• Käänteinen aikajärjestys on paras ansioluettelomuoto hakijoille, joilla on ainakin jonkin verran työkokemusta.
• Hieno ulkoasu ja muotoilu kertovat paljon ammattimaisuudestasi, joten varmista, että otsikko erottuu eduksesi.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitkä ovat kolme tärkeintä taitoa, joita sihteerin ansioluettelossa tarvitaan?

Sihteeriltä vaadittavat kolme tärkeintä taitoa ovat erinomaiset viestintätaidot, asiantunteva asiakirjojen hallinta ja palveluhenkisyys.

Mikä tekee hyvästä sihteeristä menestyvän?

Sihteereitä kutsutaan organisaation "silmiksi ja korviksi". Päivittäisten hallinnollisten tehtävien lisäksi sihteerit pääsevät käsiksi elintärkeisiin ja luottamuksellisiin tietoihin, jotka liittyvät yrityksen suorituskykyyn ja suunnitelmiin. Menestyvän sihteerin työ edellyttää organisointikykyä, luottamuksellista salassapitovelvollisuutta, ammatillisia viestintätaitoja ja vankkaa alan tuntemusta.

Millainen on hyvä tavoitteenasettelu sihteerille?

Hyvä tavoiteilmoitus sihteerille voisi kuulua esimerkiksi näin: "Erittäin organisoitunut ja sitoutunut ammattilainen, joka etsii sopivaa sihteerin tehtävää" tai "Kokenut ammattilainen, jolla on yli 10 vuoden kokemus korkeatasoisen asiakastuen tarjoamisesta ja todistettu kyky valvoa toimistohenkilöstöä."